Wiadomości SMS stanowią idealne uzupełnienie usługi IVR, tworząc elastyczne i efektywne rozwiązanie komunikacyjne, które odpowiada na potrzeby zarówno klientów, jak i firm. IVR automatyzuje i upraszcza interakcje telefoniczne, umożliwiając klientom szybki dostęp do informacji oraz realizację prostych czynności bez konieczności angażowania pracowników. Jednakże, po zakończeniu interakcji głosowej, SMS może być wykorzystany do kontynuowania dialogu, co wzmacnia przekaz i zapewnia ciągłość komunikacji.
Po drugie SMS
Po zakończeniu połączenia IVR, SMS może służyć jako narzędzie do potwierdzania zrealizowanych operacji, przypominania o kolejnych krokach, czy przesyłania dodatkowych informacji, których klient może potrzebować. Przykładowo, po zarejestrowaniu wizyty lekarskiej przez IVR, SMS może dostarczyć szczegóły dotyczące wizyty, takie jak data, godzina czy adres placówki. Dzięki temu klient nie musi ponownie kontaktować się z infolinią, aby uzyskać te informacje, co oszczędza jego czas i poprawia wygodę.
SMS-y mogą także pełnić funkcję przypomnienia o zbliżających się wydarzeniach czy płatnościach, które były wcześniej ustalone przez IVR. Dodatkowo, po zakończeniu rozmowy, można za pomocą SMS-a zebrać opinie od klientów, co pozwala na bieżąco monitorować ich satysfakcję i wprowadzać ewentualne poprawki w obsłudze.
Wprowadzenie SMS-ów jako uzupełnienia IVR obniża także koszty operacyjne, ponieważ wiele informacji może być przekazywanych w sposób zautomatyzowany, bez potrzeby angażowania konsultantów. Klienci z kolei doceniają szybkość i wygodę tej formy komunikacji, co przekłada się na większą lojalność i zadowolenie.
Wiadomości pisane ręcznie lub szablony SMS możemy podzielić na te wysyłane:
1. Po rozmowie – np. z danymi kontaktowymi albo ofertą promocyjną.
2. Bez rozmowy – w przypadku działań, które nie wymagają rozmowy (np. gotowe instrukcje).
Szablony SMS-ów
mogą być wysyłane automatycznie po wybraniu odpowiedniej cyfry przez klienta na IVR bądź po rozmowie z konsultantem, kiedy klient poszukuje informacji na temat np. formularza zwrotu. Tego typu wiadomości mogą służyć jako podsumowanie rozmowy oraz dostarczać klientowi potrzebnych linków i instrukcji. Oto kilka przykładów, jak takie szablony mogą wyglądać:
1. Podstawowy szablon z linkiem do formularza
Po zakończonej rozmowie, klient otrzymuje SMS z bezpośrednim linkiem do pobrania formularza zwrotu.
Dziękujemy za kontakt z naszą infolinią. 😊 Formularz zwrotu znajdziesz pod tym linkiem: link do Twojej strony. W razie pytań, jesteśmy do dyspozycji!
2. Szablon z instrukcjami krok po kroku
Ten szablon zawiera szczegółowe instrukcje, jak znaleźć formularz na stronie internetowej firmy.
Dziękujemy za rozmowę. Formularz zwrotu możesz znaleźć na naszej stronie internetowej. Wystarczy, że wejdziesz na adres Twojej strony, a następnie wybierzesz zakładkę „Zwroty” i klikniesz „Pobierz formularz”. Jeśli potrzebujesz dalszej pomocy, skontaktuj się z nami ponownie.
3. Szablon z ofertą dodatkowej pomocy
W tym przypadku SMS nie tylko dostarcza link, ale także informuje o możliwościach dalszego wsparcia.
Dziękujemy za kontakt! 😊 Formularz zwrotu znajdziesz tutaj: link do formularza. Jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności, możesz skontaktować się z naszym zespołem wsparcia pod numerem 58 600 80 40 lub przez e-mail sprzedaz@datera.pl.
4. Szablon z zaproszeniem do skorzystania z innych usług
Ten szablon może być używany, aby zachęcić klienta do skorzystania z innych usług firmy po dostarczeniu potrzebnych informacji.
Dziękujemy za rozmowę! Cieszymy się, że możemy Ci pomóc. Pamiętaj, że zawsze możesz liczyć na nasze wsparcie przy innych usługach. Odwiedź naszą stronę lub zadzwoń 58 600 80 40, jeśli masz pytania.
5. Szablon z ofertą promocyjną
Po rozmowie klient może dostać wiadomość z ofertą promocyjną
Dzień dobry! 🎉 Skorzystaj z naszej wyjątkowej oferty promocyjnej! Tylko teraz Wirtualna Centrala w specjalnej cenie. Spiesz się, promocja trwa do końca miesiąca. Kliknij tutaj , aby dowiedzieć się więcej. Dziękujemy, że jesteś z nami! 😊
6. Szablon z prośbą o opinię
Po rozwiązaniu problemu można także poprosić klienta o opinię na temat obsługi.
Dziękujemy za kontakt! Byłoby nam bardzo miło, gdybyś podzielił/a się swoją opinią na temat naszej obsługi: link do ankiety. Twoje zdanie jest dla nas ważne! Zobacz też co inni mówią o nas: referencje 😊
Taka opinia może dać wiele przynieść korzyści oraz informacji o przebiegu np. procesu sprzedaży. Warto zastanowić się nad wdrożeniem takiego szablonu u siebie.
7. Szablon SMS po nieudanej próbie kontaktu przez klienta:
W przypadku niedodzwonienia się klienta do danej firmy, może on otrzymać automatyczną wiadomość.
Zauważyliśmy, że próbowałeś/aś się z nami skontaktować, ale nie udało Ci się do nas dodzwonić. Przepraszamy za niedogodności. Jeśli wciąż potrzebujesz pomocy, możesz spróbować ponownie połączyć się z konsultantem lub wypełnić formularz link. Możemy również oddzwonić do Ciebie – wystarczy, że odpowiesz na tę wiadomość, podając dogodny czas. Dziękujemy za cierpliwość!
Szablon SMS, który jest wysyłany do klienta po jego nieudanej próbie dodzwonienia się do firmy, jest kluczowym elementem skutecznej obsługi. Tego rodzaju wiadomość powinna pokazać, że firma zauważyła próbę kontaktu i jest gotowa udzielić pomocy.
